На что обратить внимание и обязательно отразить в запросе, чтобы получить услугу, соответствующую вашей ситуации.

В этом материале собраны основные моменты, влияющие на окончательную стоимость услуг в сфере кейтеринга.

Стоимость продуктов

Оплата поваров

Чем сложнее заказанные вами блюда, тем больше времени уйдет на их приготовление. Соответственно, это увеличивает затраты на поваров. К примеру, очень популярные канапе с разнообразной составляющей требуют много времени для приготовления. Поэтому не получится сэкономить, сделав фуршет из маленьких закусок, которые быстро съедаются и очень долго готовятся. Даже если заказчик хочет создать просто видимость наличия еды, канапе не спасет бюджет.

Доставка, установка, расходы на машины

Тут все зависит от расположения мероприятия, числа гостей и времени, когда необходимо все поставить и убрать. Например, доставка в Третье Транспортное и Бульварное кольцо производится с доплатой. А работы в ночное время оплачиваются по более дорогому тарифу.

Работники на мероприятии

Этот пункт расходов самый легко изменяемый. Хорошей иллюстрацией служит тот факт, что затраты на персонал, который обслуживает стандартное мероприятие, могут меняться в 2 раза. Это зависит от самых разных вещей, часть из которых неподготовленному человеку даже не придет в голову.

Не очевидные затраты

Они возникают на любых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации могут быть как не очень большими, так и вполне приличными. Например, это затраты на покупку материалов для драпировки, химчистку тканей, работы по погрузке и разгрузке.

Так почему же стоит обязательно озвучивать размер вашего бюджета и правдиво отвечать на все вопросы менеджера?

Надеемся, что теперь вам это будет проще понять, помня о типичных статьях расхода нашей компании.

Для удобства покажем, как обычно проходит разговор между заказчиком и нашим менеджером:

Заказчик объясняет, как он видит мероприятие и сразу уточняет, во сколько оно обойдется.

Менеджер озвучивает множество уточняющих вопросов, чтобы оценить объем работ. Место и время проведения, сколько будет длиться, какие есть пожелания и т. д. Называются примерные ценовые диапазоны для разных мероприятий.

Тут дело доходит до закономерного вопроса о том, каким бюджетом располагает заказчик. Чаще всего приходит ответ, что это пока неизвестно. Следом просят прислать коммерческое предложение.

Вполне закономерно, что потенциальный заказчик обзванивает сразу несколько организаций. И в каждой из них запрашивает предложения с описаниями условий работы.

Это приводит к следующему. Менеджер, составляющий документ, понимает, что сейчас будет конкурировать с другими компаниями. Он может поступить по-разному:

• Максимально сэкономить, урезав персонал и выбрав самые дешевые блюда. Такой подход поможет выделиться доступной ценой.
• Создать отличное меню со сложными блюдами из дорогих ингредиентов, красиво презентовать дополнительные услуги и объяснить их необходимость.
• Сделать максимально средне и стандартно.

Причем выбор делается на основе впечатлений менеджера от разговора. От манеры вашего общения во многом зависит, какое именно предложение придет. Обычно высылается усредненный вариант. Аналогично работают и остальные компании.

Да, именно в этом состоит работа менеджеров, они должны составлять наиболее подходящее для вас предложение.

Но такой подход плох тем, что в этих условиях нельзя создать персонализированное предложение. Вы получаете что-то среднее и общее, а не разработанный специально для вашего мероприятия план. Фактически, большинство заказчиков неосознанно мешают компании в оказании услуги на высшем уровне.

Чтобы избежать похожей ситуации в начале сотрудничества рекомендуем начать с ответов на два простых вопроса. Каким я вижу мероприятие? Какой суммой для его проведения я располагаю?

Многих смущают мысль: «Как бы не переплатить? Вот скажу, что готов платить больше, мне и цену взвинтят». Это частый ход мыслей, но он ошибочен. Никто не заставляет покупать именно в этой компании. Как во всех рыночных отношениях, вы сможете выбрать лучшее из предложений по одинаковой цене.

Постарайтесь при разговоре с менеджером объяснить все пожелания и максимально полно ответить на вопросы. Не стесняйтесь уточнять неясные моменты и назвать точную сумму, которую готовы потратить. В итоге вы получите возможность сопоставить условия работы с разными компаниями. Причем в рамках обговоренной суммы и с учетом ваших требований и пожеланий. Это предоставит всю необходимую информацию для правильного выбора и проведения отличного мероприятия.

Не забывайте, что у каждой компании своё понятие о среднем уровне. Примерные расходы на мероприятия при перерасчете на одного человека могут отличаться до 1 000 руб. Сейчас сфера услуг развивается в направлении смены усредненного и стандартного на лучшее сочетания цены и качества. А диалог между заказчиком и исполнителем становится прозрачнее и искренне. Люди все больше учатся ценить финансы и стараются потратить их с максимальной отдачей.

Запомните несколько простых вещей, которые позволят без проблем сократить бюджет на ваше мероприятие:

• Если вы хотите нормально накормить гостей при ограниченном бюджете, не заказывайте канапе и маленькие закуски.
• Не хватает денег на обслуживающий персонал, но нужно подготовить еду для гостей – закажите доставку готовых блюд.
• Организуете небольшой корпоратив на 20 человек? Необязательно заказывать грузовики для мебели. Найдите 2 обычных офисных стола. Их можно украсить тканью буквально за несколько минут.
• Намечается важный прием с высокими гостями? Сразу обозначьте специфику мероприятия. Вам сделают красивые и необычные блюда. Подскажут, стоит ли проводить галла-ужин.

За годы сотрудничества мы хорошо усвоили одну вещь. Взаимодействие между заказчиком и исполнителем отлично складывается при честном и прозрачном диалоге. Обращайтесь, поможем провести мероприятие на высшем уровне и с учетом вашего бюджета.